Selasa, 08 Mei 2012

Klasifikasi Informasi dalam Organisasi



PENGERTIAN KOMUNIKASI

Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :

1.      Komunikasi adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
2.      Komunikasi adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang lain (Davis, 1981).
3.      Komunikasi adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)

Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.

Mengapa informasi perlu diklasifikasikan :
Seringkali organisasi melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena mandat regulasi organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi. Sebagai contoh adalah informasi finansial dalam organisasi perbankan yang mau tidak mau harus diberikan proteksi dengan level tertentu, agar bank-nya tetap dipercaya nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena adanya perjanjian kontrak untuk melindungi informasi dengan konsumennya atau mitra bisnisnya.
Padahal banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh bila organisasi dengan kesadaran sendiri melakukan pengklasifikasian dan pengamanan aset informasinya. Sebab, dalam pengamanan informasi, melakukan pengklasifikasian informasi sangatlah penting.

Memberikan pengamanan yang sesuai akan menghemat sumberdaya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan efektif. Akhirnya akan membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Keuntungan melakukan klasifikasi data/informasi bagi organisasi adalah :

1.      Meningkatkan kerahasiaan, keutuhan dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat terhadap semua data dalam organisasi.
2.       Menghemat biaya operasional pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data dirancang dan dilaksanakan hanya terhadap data yang memang memerlukannya.
3.      Meningkatkan kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata kualitasnya.
4.      Mendukung pelaksanaan arsitektur keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi yang lebih baik dimasa yang akan datang.
5.      Menyediakan proses untuk melakukan review semua fungsi organisasi dan menentukan prioritas serta nilai data.

Sistem pengklasifikasian informasi yang efektif akan membuat informasi mudah dimengerti serta mudah digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen akan dengan cepat dapat mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu informasi, yang tentunya akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan.

Bagaimana informasi diklasifikasikan :
Pendekatan yang dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari jenis organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat dipakai seperti berikut :

1.      Mengidentifikasi semua sumber daya informasi yang perlu dilindungi.
2.      Mengidentifikasi ukuran pengamanan informasi yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi. Secara garis besar pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan secara teknologi dan/atau asuransi.
3.      Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi.
4.      Memetakan ukuran perlindungan informasi untuk masing-masing tingkat informasi.
5.      Mengklasifikasi informasi : kebanyakan pengklasifikasian data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja. Namun sesungguhnya pengklasifikasian informasi lebih dari itu, misalnya :

·         Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan, misalnya : prioritas, urgent, segera;
·         Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan, misalnya : top secretsecret,confidential;
·         Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan, misalnya : sering, kadang, sekali pakai;
·         Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian, misalnya : tahun, bulan, minggu, jam;
·         Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : editread only;
·         Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya : keuangan, politik, ekonomi;
·         Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi, misalnya : umum, pivateclient,staff only.

6.      Evaluasi secara berkala : nilai guna dan kepentingan sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu, sehingga proses evaluasi secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 di atas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi.

Contoh pengklasifikasian informasi

·         Restricted
Informasi yang dilindungi, yang bila tidak ditangani dengan benar dapat secara serius mengakibatkan kerugian, impaknya termasuk pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan privasi.

·         Sensitive
informasi penting yang dilindungi dimana bila tidak ditangani dengan benar dapat merusak berfungsinya suatu sistem atau berdampak pada bisnis, finansial dan hukum.

·         Operasional
informasi yang bila tidak ditangani dengan benar menimbulkan kerusakan minimal, namun begitu dapat membuat ketidak-nyamanan, merusak kredibilitas/reputasi atau rahasia pribadi.

·         Private
merupakan informasi data pribadi atau data milik perseorangan yang bukan merupakan informasi untuk umum.

Fungsi komunikasi dalam organisasi

- Proaksi dan regulasi

- Menentukan tujuan organisasi

- Menentukan area permasalahan

- Mengevakuasi performa

- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi

- Mendapatkan informasi baru

- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan

- Harga diri anggota

   Komunikasi Verbal

Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :

a.       Vocabulary (perbendaharaan kata-kata).
Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b.      Racing (kecepatan).
c.       Komunikasi akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik, tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
d.      Intonasi suara akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
e.       Humor
dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
f.       Singkat dan jelas.
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
g.      Timing (waktu yang tepat)
adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.

       Komunikasi Non Verbal

adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :

a.       Ekspresi wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah cerminan suasana emosi seseorang.
b.      Kontak mata, merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain untuk mengobservasi yang lainnya
c.       Sentuhan adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan melalui sentuhan.
d.      Postur tubuh dan gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e.       Sound (Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f.       Gerak isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.

2.    Menurut Keresmiannya :

·         Komunikasi Formal
·         Komunikasi Informal

Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama karyawan dalam suatu organisasi.
Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya desas-desus yang meresahkan karyawan)

                   
                   
                  


0 komentar:

Posting Komentar