PENGERTIAN KOMUNIKASI
Istilah komunikasi berasal dari kata Latin Communicare
atau Communis yang berarti sama atau menjadikan milik bersama. Kalau kita
berkomunikasi dengan orang lain, berarti kita berusaha agar apa yang
disampaikan kepada orang lain tersebut menjadi miliknya.
Beberapa definisi komunikasi :
1. Komunikasi
adalah kegiatan perilaku atau kegiatan penyampaian pesan atau informasi tentang
pikiran atau perasaan (Roben.J.G).
2. Komunikasi
adalah sebagai pemindahan informasi dan pengertian dari satu orang ke orang
lain (Davis, 1981).
3. Komunikasi
adalah berusaha untuk mengadakan persamaan dengan orang lain (Schram,W)
Komunikasi Organisasi dapat didefinisikan sebagai
pertunjukkan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan
bagian suatu organisasi tertentu.
Suatu organisasi terdiri dari dari unit-unit
komunikasi dalam hubungan hierarkis antara yang satu dengan lainnya dan
berfungsi dalam suatu lingkungan.
Tujuan komunikasi dalam proses organisasi tidak lain
dalam rangka membentuk saling pengertian (mutual undestanding) . Pendek kata
agar terjadi penyetaraan dalam kerangka referensi, maupun dalam pengalaman.
Mengapa informasi perlu diklasifikasikan :
Seringkali organisasi melakukan usaha
pengklasifikasian dan pengamanan informasi adalah karena mandat regulasi
organisasi dan pelaksanaan kebijakan organisasi. Sebagai contoh adalah
informasi finansial dalam organisasi perbankan yang mau tidak mau harus
diberikan proteksi dengan level tertentu, agar bank-nya tetap dipercaya
nasabah. Organisasi lainnya melakukan usaha pengklasifikasian dan pengamanan
informasi adalah karena adanya perjanjian kontrak untuk melindungi informasi
dengan konsumennya atau mitra bisnisnya.
Padahal banyak sekali keuntungan yang akan diperoleh
bila organisasi dengan kesadaran sendiri melakukan pengklasifikasian dan
pengamanan aset informasinya. Sebab, dalam pengamanan informasi, melakukan
pengklasifikasian informasi sangatlah penting.
Memberikan pengamanan yang sesuai akan menghemat
sumberdaya organisasi dan membuat pengelolaan informasi menjadi efisien dan
efektif. Akhirnya akan membantu meningkatkan kualitas data/informasi yang
digunakan sebagai bahan untuk mengambil keputusan. Keuntungan melakukan klasifikasi data/informasi
bagi organisasi adalah :
1. Meningkatkan
kerahasiaan, keutuhan dan ketersediaan data dikarenakan pengendalian yang tepat
terhadap semua data dalam organisasi.
2. Menghemat
biaya operasional pemeliharaan dikarenakan mekanisme perlindungan data
dirancang dan dilaksanakan hanya terhadap data yang memang memerlukannya.
3. Meningkatkan
kualitas pengambilan keputusan dikarenakan data sumbernya sudah tertata
kualitasnya.
4. Mendukung
pelaksanaan arsitektur keamanan informasi agar organisasi memperoleh posisi
yang lebih baik dimasa yang akan datang.
5. Menyediakan proses untuk melakukan review semua
fungsi organisasi dan menentukan prioritas serta nilai data.
Sistem pengklasifikasian informasi yang efektif akan membuat informasi
mudah dimengerti serta mudah digunakan dan dipelihara. Selain itu manajemen
akan dengan cepat dapat mengetahui dan menentukan tingkat pengamanan suatu
informasi, yang tentunya akan membuat efisien sumber daya yang diperlukan.
Bagaimana informasi diklasifikasikan :
Pendekatan yang dipakai untuk melakukan klasifikasi informasi yang efektif
dan efisien berbeda-beda dari setiap organisasi. Hal ini sangat bergantung dari
jenis organisasi serta kepentingannya. Namun tahapan secara umum yang dapat
dipakai seperti berikut :
1. Mengidentifikasi semua sumber daya informasi
yang perlu dilindungi.
2. Mengidentifikasi ukuran pengamanan informasi
yang akan diterapkan pada masing-masing kelas informasi. Secara garis besar
pengamanan yang diterapkan pada informasi adalah otentikasi, pengendalian
akses, penyandian, pengawasan secara administratif, pengawasan secara teknologi
dan/atau asuransi.
3. Mengidentifikasi tingkat guna dan nilai informasi.
4. Memetakan ukuran perlindungan informasi untuk
masing-masing tingkat informasi.
5. Mengklasifikasi
informasi : kebanyakan pengklasifikasian
data/informasi terfokus hanya pada kerahasiaan data saja. Namun sesungguhnya
pengklasifikasian informasi lebih dari itu, misalnya :
· Klasifikasi berdasarkan derajat kecepatan,
misalnya : prioritas, urgent, segera;
· Klasifikasi berdasarkan tingkat kerahasiaan,
misalnya : top secret, secret,confidential;
· Klasifikasi berdasarkan frekuensi penggunaan,
misalnya : sering, kadang, sekali pakai;
· Klasifikasi berdasarkan waktu pemakaian,
misalnya : tahun, bulan, minggu, jam;
· Klasifikasi berdasarkan kewenangan, misalnya : edit, read
only;
· Klasifikasi berdasarkan isi, misalnya :
keuangan, politik, ekonomi;
· Klasifikasi lain yang didefinisikan organisasi,
misalnya : umum, pivate, client,staff only.
6. Evaluasi secara
berkala : nilai guna dan kepentingan
sebuah informasi memiliki tenggang waktu tertentu, sehingga proses evaluasi
secara berkala sangat diperlukan untuk menentu kembali klasifikasi informasi
tersebut. Evaluasi ini pada dasarnya adalah perulangan proses 1 sampai 5 di
atas terhadap setiap informasi dalam setiap periode evaluasi.
Contoh pengklasifikasian informasi
· Restricted
Informasi yang dilindungi,
yang bila tidak ditangani dengan benar dapat secara serius mengakibatkan
kerugian, impaknya termasuk pelanggaran hukum, atau kontrak atas perlindungan
privasi.
· Sensitive
informasi penting yang dilindungi dimana bila
tidak ditangani dengan benar dapat merusak berfungsinya suatu sistem atau
berdampak pada bisnis, finansial dan hukum.
· Operasional
informasi yang bila tidak ditangani dengan
benar menimbulkan kerusakan minimal, namun begitu dapat membuat
ketidak-nyamanan, merusak kredibilitas/reputasi atau rahasia pribadi.
· Private
merupakan informasi data pribadi atau data
milik perseorangan yang bukan merupakan informasi untuk umum.
Fungsi komunikasi dalam
organisasi
- Proaksi dan regulasi
- Menentukan tujuan organisasi
- Menentukan area permasalahan
- Mengevakuasi performa
- Memberikan komando, instruksi, memimpin, dan mempengaruhi inovasi
- Mendapatkan informasi baru
- Cara mengkomunikasikan susuatu yang baru dalam sosialisasi dan perbaikan
- Harga diri anggota
Komunikasi Verbal
Komunikasi Verbal mencakup aspek-aspek berupa :
a. Vocabulary
(perbendaharaan kata-kata).
Komunikasi tidak akan efektif bila pesan disampaikan dengan kata-kata yang
tidak dimengerti, karena itu olah kata menjadi penting dalam berkomunikasi.
b. Racing
(kecepatan).
c. Komunikasi
akan lebih efektif dan sukses bila kecepatan bicara dapat diatur dengan baik,
tidak terlalu cepat atau terlalu lambat.
d. Intonasi suara
akan mempengaruhi arti pesan secara dramatik sehingga pesan akan menjadi lain
artinya bila diucapkan dengan intonasi suara yang berbeda. Intonasi suara yang
tidak proposional merupakan hambatan dalam berkomunikasi.
e. Humor
dapat meningkatkan kehidupan yang bahagia. Dugan (1989), memberikan catatan
bahwa dengan tertawa dapat membantu menghilangkan stress dan nyeri. Tertawa
mempunyai hubungan fisik dan psikis dan harus diingat bahwa humor adalah
merupakan satu-satunya selingan dalam berkomunikasi.
f. Singkat
dan jelas.
Komunikasi akan efektif bila disampaikan secara singkat dan jelas, langsung
pada pokok permasalahannya sehingga lebih mudah dimengerti.
g. Timing (waktu
yang tepat)
adalah hal kritis yang perlu diperhatikan karena berkomunikasi akan berarti
bila seseorang bersedia untuk berkomunikasi, artinya dapat menyediakan waktu
untuk mendengar atau memperhatikan apa yang disampaikan.
Komunikasi Non
Verbal
adalah penyampaian pesan tanpa kata-kata dan komunikasi non verbal
memberikan arti pada komunikasi verbal. Yang termasuk komunikasi non verbal :
a. Ekspresi
wajah
Wajah merupakan sumber yang kaya dengan komunikasi, karena ekspresi wajah
cerminan suasana emosi seseorang.
b. Kontak mata,
merupakan sinyal alamiah untuk berkomunikasi. Dengan mengadakan kontak mata
selama berinterakasi atau tanya jawab berarti orang tersebut terlibat dan
menghargai lawan bicaranya dengan kemauan untuk memperhatikan bukan sekedar
mendengarkan. Melalui kontak mata juga memberikan kesempatan pada orang lain
untuk mengobservasi yang lainnya
c. Sentuhan
adalah bentuk komunikasi personal mengingat sentuhan lebih bersifat spontan
dari pada komunikasi verbal. Beberapa pesan seperti perhatian yang
sungguh-sungguh, dukungan emosional, kasih sayang atau simpati dapat dilakukan
melalui sentuhan.
d. Postur tubuh dan
gaya berjalan. Cara seseorang berjalan, duduk, berdiri dan bergerak
memperlihatkan ekspresi dirinya. Postur tubuh dan gaya berjalan merefleksikan
emosi, konsep diri, dan tingkat kesehatannya.
e. Sound
(Suara). Rintihan, menarik nafas panjang, tangisan juga salah satu ungkapan
perasaan dan pikiran seseorang yang dapat dijadikan komunikasi. Bila
dikombinasikan dengan semua bentuk komunikasi non verbal lainnya sampai desis
atau suara dapat menjadi pesan yang sangat jelas.
f. Gerak
isyarat, adalah yang dapat mempertegas pembicaraan . Menggunakan isyarat
sebagai bagian total dari komunikasi seperti mengetuk-ngetukan kaki atau
mengerakkan tangan selama berbicara menunjukkan seseorang dalam keadaan stress
bingung atau sebagai upaya untuk menghilangkan stress.
2. Menurut Keresmiannya :
· Komunikasi
Formal
· Komunikasi
Informal
Komunikasi Informal yang terjadi karena adanya komunikasi antara sesama
karyawan dalam suatu organisasi.
Komunikasi informal (the grapevine) biasanya disebarluaskan melalui desas-desus
atau kabar angin dari mulut ke mulut dari satu orang ke orang yang lainnya
dalam suatu organisasi dimana kebenarannya tidak bisa dijamin karena
kadang-kadang bertentangan dengan perusahaan.
Jadi agar komunikasi informal bisa bermanfaat maka seseorang pemimpin harus
bisa memakai jalur ini untuk memperlancar berjalannya komunikasi formal
perusahaan (komunikasi formal ini jangan sampai mengakibatkan timbulnya
desas-desus yang meresahkan karyawan)
0 komentar:
Posting Komentar